Ab 2025 heißt es für Unternehmen in Deutschland: Schluss mit Papierrechnungen und einfachen PDFs! Die E-Rechnung wird Pflicht – und das hat weitreichende Konsequenzen für alle, die im B2B-Bereich tätig sind. Doch keine Sorge: Wer sich rechtzeitig vorbereitet, kann nicht nur die neuen gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch von den Vorteilen digitalisierter Rechnungsprozesse profitieren.
Was bedeutet die Einführung der E-Rechnung für Unternehmen?
Mit der E-Rechnung wird eine einheitliche, maschinenlesbare und automatisierbare Rechnungsstellung verpflichtend. Dies stellt einen klaren Unterschied zu bisherigen Rechnungsformaten wie PDF oder Papierrechnungen dar, die händisch geprüft und verarbeitet werden mussten. Die gesetzliche Grundlage der Umstellung bildet das Wachstumschancengesetz, das die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU umsetzt. Ziel ist es, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, die Datenqualität zu erhöhen und Steuerbetrug effektiv einzudämmen.
Die Regelung gilt für alle inländischen B2B-Geschäfte, und Unternehmen müssen in der Lage sein, sowohl elektronische Rechnungen zu versenden als auch zu empfangen. Übergangsfristen ermöglichen eine schrittweise Einführung, doch spätestens ab 2028 wird die elektronische Rechnungsstellung für alle verpflichtend sein, unabhängig von der Unternehmensgröße.
E-Rechnung: So geht man am besten vor
Die Umstellung beginnt mit einer gründlichen Analyse der aktuellen Prozesse. Unternehmen sollten prüfen, ob ihre bestehenden Systeme die Anforderungen der E-Rechnung erfüllen, und gemeinsam mit IT-Dienstleistern und Steuerberatern einen Soll-Prozess entwickeln. Ziel ist es, die Umstellung nicht nur gesetzeskonform zu gestalten, sondern auch als Chance zur Prozessoptimierung zu nutzen.
Ein wichtiger Aspekt ist die Auswahl des passenden Rechnungsformats. Während XRechnung vor allem für den Austausch mit Behörden genutzt wird, bietet ZUGFeRD den Vorteil eines hybriden Formats, das sowohl maschinenlesbar als auch für Menschen leicht interpretierbar ist. Die Wahl des Formats hängt von den individuellen Anforderungen des Unternehmens und den Präferenzen der Geschäftspartner ab.
Darüber hinaus ist es essenziell, die Stammdatenqualität zu prüfen und sicherzustellen, dass diese aktuell und korrekt sind. Fehlerhafte Stammdaten können die Automatisierung behindern und zu Problemen bei der Zuordnung von Rechnungen führen. Auch Schulungen der Mitarbeitenden im Rechnungswesen sind notwendig, um die neuen Prozesse erfolgreich zu implementieren und Risiken wie Cyberangriffe zu minimieren.
Vorteile der E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung betrieblicher Abläufe. Sie ermöglicht eine durchgängige, digitale Prozesskette im Rechnungswesen, von der Erstellung bis zur Archivierung. Dies erleichtert nicht nur die Einhaltung steuerlicher Vorgaben, sondern schafft auch Freiräume für die Fokussierung auf das Kerngeschäft.
Noch keine E-Rechnung: Was muss ich tun?
Die E-Rechnungspflicht ist gesetzlich verankert. Ab dem Stichtag müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ein Verstoß gegen diese Vorgaben kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.
Unternehmen, die die E-Rechnungspflicht noch nicht umgesetzt haben, müssen jetzt handeln, um die gesetzlichen Anforderungen bis Januar 2025 zu erfüllen.
Zunächst sollten sie ihre bestehenden Prozesse analysieren und geeignete Softwarelösungen einführen, die Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD unterstützen. Die Qualität der Stammdaten muss überprüft und verbessert werden, da diese für eine fehlerfreie Automatisierung entscheidend ist. Mitarbeitende sollten geschult werden, um die neuen Abläufe sicher zu beherrschen und Cyberrisiken zu minimieren. Darüber hinaus ist eine Aktualisierung oder Erstellung der Verfahrensdokumentation erforderlich, um die GoBD-Konformität zu gewährleisten.
Checkliste E-Rechnungspflicht
Die Umstellung auf die E-Rechnung erfordert eine strukturierte Vorbereitung, um den Übergang erfolgreich und effizient zu gestalten. Eine umfassende Analyse der aktuellen Prozesse bildet dabei den ersten Schritt. Unternehmen sollten prüfen, ob Rechnungen bislang papierbasiert oder als PDF versendet werden und ob bereits digitale Prozesse vorhanden sind, die angepasst werden können. Gleichzeitig gilt es, Schwachstellen wie Medienbrüche oder manuelle Eingaben zu identifizieren, um konkrete Anforderungen für die Umstellung zu definieren.
Im nächsten Schritt müssen passende Softwarelösungen eingeführt werden, die das Erstellen, Versenden und Archivieren von Rechnungen im gesetzlich geforderten Format, wie XRechnung oder ZUGFeRD, ermöglichen. Hierbei empfiehlt sich die Rücksprache mit IT-Dienstleistern und Steuerberatern, um individuelle Anforderungen zu berücksichtigen. Unternehmen mit bestehenden ERP-Systemen sollten prüfen, ob diese entsprechend erweitert oder angepasst werden können.
Ein weiterer zentraler Punkt ist die Aufbereitung der Stammdaten. Diese müssen vollständig und korrekt sein, insbesondere Kundendaten, Artikelbeschreibungen und Steuernummern. Saubere Stammdaten minimieren Fehler und gewährleisten eine reibungslose Automatisierung bei der Verarbeitung der Rechnungen.
Die Mitarbeitenden im Rechnungswesen spielen eine Schlüsselrolle bei der Einführung der E-Rechnung. Sie sollten frühzeitig geschult werden, um die neuen gesetzlichen Anforderungen, die Bedienung der eingesetzten Software und den Umgang mit Sicherheitsrisiken wie Phishing-Angriffen zu verstehen. Gut geschulte Teams tragen maßgeblich zum Erfolg der Umstellung bei.
Zudem müssen Unternehmen ihre Verfahrensdokumentation anpassen oder neu erstellen, um die Einhaltung der GoBD sicherzustellen. Diese Dokumentation sollte die neuen Prozesse der Rechnungsstellung und -prüfung sowie die eingesetzten Systeme und Maßnahmen zur Datensicherung detailliert beschreiben.
Die IT-Sicherheit ist ein weiterer essenzieller Aspekt der Umstellung. Unternehmen sollten sichere Übertragungswege wie verschlüsselte E-Mails nutzen und technische Schutzmaßnahmen wie Virenscanner und Firewalls implementieren. Eine spezielle E-Mail-Adresse, etwa rechnungen@unternehmen.de, für den Rechnungseingang kann den Prozess zusätzlich optimieren und die Sicherheit erhöhen.
Eine Testphase bietet die Möglichkeit, die neuen Prozesse schrittweise einzuführen und Schwachstellen zu identifizieren. Beispielsweise können Rechnungen an ausgewählte Geschäftspartner gesendet und die automatisierte Verarbeitung geprüft werden. Auf diese Weise lassen sich potenzielle Fehler rechtzeitig beheben, bevor die Umstellung vollständig abgeschlossen wird.
Darüber hinaus sollten Unternehmen Fördermöglichkeiten wie das Programm „go-digital“ nutzen, um die finanziellen Belastungen der Umstellung zu verringern. Wichtig ist, die Anträge vor Beginn der Maßnahmen zu stellen, da viele Förderprogramme nur dann greifen.
Abschließend ist es entscheidend, die gesetzlichen Fristen einzuhalten. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für den Versand gibt es je nach Unternehmensgröße und Umsatz bis Ende 2027 Übergangsregelungen. Dennoch empfiehlt es sich, die Umstellung so früh wie möglich abzuschließen, um rechtliche und organisatorische Probleme zu vermeiden. Eine rechtzeitige Umsetzung ermöglicht zudem, die Vorteile der E-Rechnung voll auszuschöpfen.
Vermeiden Sie unnötige Risiken und nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung, um Ihre Prozesse zukunftssicher zu gestalten. Wir begleiten Sie Schritt für Schritt – von der Analyse Ihrer aktuellen Prozesse über die Auswahl der passenden Software bis hin zur Schulung Ihrer Mitarbeitenden und der Integration in Ihre Geschäftsabläufe.
Unsere Leistungen für Sie:
- Individuelle Beratung zur E-Rechnung und Prozessoptimierung
- Unterstützung bei der Auswahl und Implementierung geeigneter Software
- Schulung Ihrer Teams für eine reibungslose Umstellung
- Sicherstellung der Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben
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